Постановка документооборота

Документооборотом называют деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения и помещения в архив.

В зависимости от места создания и направления движения документы могут быть:

• входящие — документы, которые поступают из других организаций или от физических лиц, например, информационно-справочные материалы (постановления, указы, законы), акты и договоры, жалобы и обращения;
• исходящие — документы, которые оформляются внутри организации и рассылаются другим юридическим или физическим лицам по собственной инициативе или в ответ на входящие документы или запросы, например, отчёты в налоговую инспекцию, кассовые и товарные чеки, информационные письма;
• внутренние — документы, создаваемые внутри организации для внутреннего пользования, например, инструкции, нормативы, служебные записки.

Следует понимать, что документы, которые для организации являются исходящими, одновременно становятся входящими для адресата, и наоборот.

Правильно налаженный документооборот позволяет систематизировать документацию компании и при необходимости производить быстрый поиск нужной информации. Это приводит к экономии времени и снижению финансовых затрат.

Отсутствие или неправильная организация документооборота в фирме снижает эффективность бухгалтерского, налогового, кадрового и управленческого учёта, а также значительно затрудняет взаимодействие между структурными подразделениями организации, государственными и контрольно-надзорными органами. Это приводит к многочисленным проблемам у юридического лица, вплоть до крупных штрафов и судебных разбирательств.

Основной проблемой в том, как организовать свой бизнес максимально правильно и эффективно, является отсутствие опыта у начинающих предпринимателей. Так как с началом деятельности возникает множество затруднений в различных сферах, таких как финансовая, юридическая и других, многие просто теряются, в результате чего и появляются ошибки.

ООО «Статус» предлагает полный спектр бухгалтерских услуг для бизнеса, среди которых имеется постановка документооборота. Профессионалы, работающие в нашей компании, быстро и эффективно проведут ревизию всей имеющейся документации и чётко разграничат различные потоки документов, при необходимости внедрив электронный документооборот.